Nhân sự là 1 yếu tố quan trọng trong tổ chức và cần mang sự quản lý chặt chẽ về mọi tin tức liên quan tới nhân sự. Cùng bài viết đi tìm hiểu về bí quyết quản lý hồ sơ nhân sự trong tổ chức.
Hồ sơ nhân sự là gì?
Hồ sơ nhân sự là nơi lưu trữ tất cả mọi thông tin về nhân viên, từ sơ yếu lý lịch tới quy trình công tác và những thông tin liên quan đến công việc của người lao động.
Đây là căn cứ giúp người quản lý nhân sự dễ dàng và nhanh chóng mang được những thông tin thiết yếu về từng người lao động chi tiết để dùng cho cho công việc.
Cách quản lý hồ sơ nhân sự
Nhờ sở hữu sự vững mạnh của khoa học tin tức phải bây giờ để quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự ko chỉ còn mỗi phương pháp lưu trữ thủ công bằng nhiều bản cứng tại văn phòng mà còn với thể lưu trữ hồ sơ bản mềm trong máy tính.
Tuy nhiên, dù theo phương pháp nào thì để quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả thì phải nên thực hiện nhiều công việc sau:
Thực hiện phân loại hồ sơ
Thực hiện phân loại hồ sơ theo từng nhóm sẽ giảm thiểu được thực trạng chồng chéo, giúp cho công tác quản lý dễ dàng hơn. cùng với đó, mang từng nhóm đã được phân chia thì cần xếp đặt theo trình tự thời gian. Sở hữu cách khiến như vậy thì khi sở hữu nhu cầu về thông tin, dữ liệu liên quan tới nhân sự sẽ được đáp ứng nhanh hàng đầu.
Chuẩn bị nơi phù hợp để lưu trữ hồ sơ nhân sự
Phương pháp quản lý hồ sơ tiếp theo bạn phải lưu ý là chọn nơi lưu trữ hồ sơ nhân sự. Đây ko chỉ bắt buộc đáp ứng được yêu cầu về sự thuận tiện lúc phải lấy ra mà còn cần đảm bảo hồ sơ được nguyên vẹn, ko bị hư hỏng, mất mát.
Vì vậy với hồ sơ là bản cứng thì nên được cất giữ nơi khô thoáng, hạn chế chuột, gián, mối… Còn sở hữu hồ sơ là bản mềm thì nên được lưu trữ trong nhiều phần mềm có tính bảo mật cao và nhiều phương tiện điện tử an toàn.
Tiến hành lưu trữ
Sau lúc đã tiến hành phân loại chi tiết và tìm được nơi để lưu trữ thì người làm nhân sự phải tiến hành lưu giữ thông tin. Thông tin về nhân sự bản cứng hoặc bản mềm lúc được lưu trữ thì cũng buộc phải được đánh dấu và để trong những thùng hồ sơ chuyên dụng hoặc để trong 1 ổ đĩa, file mềm riêng về nhân sự.
Thực hiện kiểm tra, bổ sung, cập nhật thường xuyên
Nhân sự là chi tiết có sự biến động các nhất trong 1 doanh nghiệp. do đó để sở hữu thể nắm bắt kịp thời và hầu hết những thông tin mới hàng đầu về nhân sự thì người quản lý cần định kỳ thực hiện việc cập nhật hồ sơ nhân sự, cùng với đó tiến hành kiểm tra hồ sơ cũ để hạn chế tối đa việc mất mát và thất lạc hồ sơ.
Để việc quản lý hồ sơ nhân sự được thực hiện 1 phương pháp hiệu quả thì việc kiểm tra, cập nhật hồ sơ nhân sự thường xuyên là yêu cầu tất yếu, nhằm đảm bảo kịp thời phát hiện và xử lý các sự cố liên quan đến hồ sơ nhân sự.
Mọi thông tin mà bài viết trình bày, hi vọng đã cung cấp nhiều kiến thức hữu ích giúp người dùng đọc đặc biệt là mọi người trong lĩnh vực nhân sự biết thêm cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả.