Hướng dẫn xử lý khi mất, hỏng chứng từ kế toán

Chứng trong khoảng kế toán là vật có tin, là căn cứ để rà soát đối chiếu thông tin và dữ liệu khi cần. Hãy cùng bài viết đi Nhận định về cách xử lý khi làm cho mất, hỏng chứng trong khoảng kế toán.

1. Chứng trong khoảng kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là các hồ sơ và vật sở hữu tin đề đạt nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn tất, khiến cho căn cứ ghi sổ kế toán.

Chứng trong khoảng kế toán phải với những nội dung chính yếu sau đây:

- Tên và số hiệu của chứng trong khoảng kế toán;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của doanh nghiệp hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

- Tên, liên hệ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng trong khoảng kế toán;

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Số lượng, đơn giá và số tiền tài nghiệp vụ kinh tế, vốn đầu tư ghi bằng số; tổng số tiền tài chứng trong khoảng kế toán tiêu dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người chuẩn y và những người mang liên quan đến chứng trong khoảng kế toán.

>> Xem thêm: Phần mềm kế toán BRAVO

2. Hướng dẫn xử lý khi làm mất, hỏng chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán dù rằng được lưu trữ nhưng sẽ ko hạn chế khỏi trường hợp bị mất hoặc hỏng. Bài viết sẽ đi giới thiệu những cách thức xử lý khi làm cho mất, hỏng chứng từ kế toán.

Trường hợp chứng từ kế toán bị mất, hỏng do những nguyên nhân khách quan như: thiên tai, hỏa hoán vị … thì đơn vị sở hữu thể đến các công ty là người mua hoặc nhà sản xuất để xin sao chụp tài liệu kế toán. Cần lưu ý là tài liệu sao chụp phải mang chữ ký và dấu công nhận của đại diện luật pháp bên quý khách hoặc dịch vụ. không những thế, chẳng hề lúc nào tổ chức cũng xin được tài liệu sao chụp, khi đó thì tổ chức phải lập “Biên bản xác định những tài liệu kế toán không thể sao chụp được”.

Ngoài cách thức sao chụp thì còn với bí quyết phục hồi dữ liệu. Cụ thể cần tiến hành như sau:

• Tiến hành kiểm kê, phân chiếc số đông chứng trong khoảng kế toán cần bình phục và lập Biên bản kiểm kê tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy hoại do các nguyên nhân khách quan.
• Ưu tiên hồi phục xử lý các chứng từ kế toán của năm bây giờ, tiếp theo là của các năm trước liền kề.
• Đối mang các tài liệu với thể hồi phục thì sau lúc bình phục tiến hành lập bảng kê và sao chụp lại, làm cho giấy tờ xác nhận bản chụp và sao y bản chính. Phân loại đóng thành tập như các tài liệu kế toán khác. Chứng từ sao chụp phải mang chữ ký công nhận của người sao chụp và trưởng ban hồi phục và các đối tác liên quan.
• Đối có các tài liệu không thể phục hồi được hoặc bị mất thì tổ chức địa chỉ với các bên can dự và cơ quan điều hành để xin sao chụp lại rất nhiều những tài liệu nhu yếu và phải sở hữu xác nhận của doanh nghiệp cung cấp tài liệu sao chụp.
• Đối có những tài liệu chẳng thể hồi phục được hoặc bị mất mà không thể sao chụp lại thì ban hồi phục, xử lý tài liệu lập tờ khai và xác nhận, phải có ít ra hai người của ban phụchồi xác nhận và đại diện của cơ quan quản lý sở hữu can hệ.

Như vậy bài viết đã sản xuất những thông báo cần thiết về việc xử lý khi phát sinh cảnh huống mất hoặc hỏng chứng từ kế toán. Hi vọng sẽ là nguồn tham khảo có ích sở hữu Anh chị em đọc.

>> Tìm hiểu các thủ tục kiểm toán cơ bản